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Außendienststeuerung
Von Excel zu Echtzeit: Außendienststeuerung mit GUS AIS

Ein wachsender Außendienst, ein Tablet, eine Excel-Liste – und irgendwann der Moment, in dem der Geschäftsführer nach der aktuellen Distributionslage fragt. Die Antwort: ein mühsam zusammengestellter Pivot-Bericht, der schon beim Öffnen veraltet ist.

Genau hier stand ein mittelständischer Süßwarenhersteller, bevor er GUS AIS einführte.

Ausgangssituation: Viele Kanäle, kein roter Faden

Das Unternehmen hatte über die Jahre einen eigenen Außendienst aufgebaut – mit dem klaren Ziel, seine Produkte im Lebensmitteleinzelhandel optimal zu platzieren. Doch mit dem Wachstum wuchs auch die Komplexität. Was einmal überschaubar war, wurde zunehmend zur täglichen Herausforderung.

Der Außendienst arbeitete mit einem bunten Mix aus Werkzeugen: Excel-Listen auf dem Tablet, handschriftliche Notizen, E-Mails vom Key Account und Marketing, Telefonanrufe für Aktionsabwicklungen. Kurz: Es gab kein einheitliches Medium, keine gemeinsame Datenbasis – und damit auch keine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.

Besonders schmerzhaft: Fotos vom Point of Sale landeten auf privaten Handys oder in WhatsApp-Gruppen und waren damit für das Unternehmen praktisch nicht nutzbar. Gesprächsnotizen existierten, wenn überhaupt, nur im Kopf des jeweiligen Außendienstmitarbeiters. Wer beim nächsten Besuch wissen wollte, was beim letzten Termin besprochen wurde – Fehlanzeige.

Für einen Hersteller, dessen Außendienst täglich Hunderte von Märkten betreut und dabei Distributionsquoten, Share of Shelf, Mitbewerberaktivitäten und Aktionsdurchführungen im Blick behalten muss, war das ein strukturelles Problem. Intransparenz führte zu Ineffizienz – und die Ineffizienz wurde teuer.

Aufgabe

Ein wachsender Außendienst, ein Tablet, eine Excel-Liste – und irgendwann der Moment, in dem der Geschäftsführer nach der aktuellen Distributionslage fragt. Die Antwort: ein mühsam zusammengestellter Pivot-Bericht, der schon beim Öffnen veraltet ist.

Genau hier stand ein mittelständischer Süßwarenhersteller, bevor er GUS AIS einführte.

Ausgangssituation: Viele Kanäle, kein roter Faden

Das Unternehmen hatte über die Jahre einen eigenen Außendienst aufgebaut – mit dem klaren Ziel, seine Produkte im Lebensmitteleinzelhandel optimal zu platzieren. Doch mit dem Wachstum wuchs auch die Komplexität. Was einmal überschaubar war, wurde zunehmend zur täglichen Herausforderung.

Der Außendienst arbeitete mit einem bunten Mix aus Werkzeugen: Excel-Listen auf dem Tablet, handschriftliche Notizen, E-Mails vom Key Account und Marketing, Telefonanrufe für Aktionsabwicklungen. Kurz: Es gab kein einheitliches Medium, keine gemeinsame Datenbasis – und damit auch keine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.

Besonders schmerzhaft: Fotos vom Point of Sale landeten auf privaten Handys oder in WhatsApp-Gruppen und waren damit für das Unternehmen praktisch nicht nutzbar. Gesprächsnotizen existierten, wenn überhaupt, nur im Kopf des jeweiligen Außendienstmitarbeiters. Wer beim nächsten Besuch wissen wollte, was beim letzten Termin besprochen wurde – Fehlanzeige.

Für einen Hersteller, dessen Außendienst täglich Hunderte von Märkten betreut und dabei Distributionsquoten, Share of Shelf, Mitbewerberaktivitäten und Aktionsdurchführungen im Blick behalten muss, war das ein strukturelles Problem. Intransparenz führte zu Ineffizienz – und die Ineffizienz wurde teuer.

Ihr Kontakt

Marcel Daun (3)-98a9e5e5
Marcel Daun
ppa. Bereichsleiter & Vertrieb AIS
+ 49 170 3713351
Lösung

GUS AIS: Top-Expertise mit Jahrzehnten an Erfahrung

Der erste Kontakt zu GUS entstand auf einem Weg, der in der Branche häufiger vorkommt als man denkt: Ein Außendienstmitarbeiter eines anderen Unternehmens empfahl die Lösung direkt am Point of Sale. Ergänzt durch die Präsenz von GUS auf LinkedIn und die klare Positionierung als Spezialist für Vertriebssteuerung im Lebensmitteleinzelhandel, führte der Weg schnell zur Unternehmenswebsite – und von dort direkt zum persönlichen Gespräch.

Was den Süßwarenhersteller von Beginn an überzeugte: Auf der anderen Seite des Tisches saßen keine Generalisten, sondern Experten mit über 30 Jahren Erfahrung in der Außendienststeuerung für den Lebensmitteleinzelhandel – Menschen, die die Herausforderungen der Branche nicht zum ersten Mal hörten, sondern bereits vielfach gelöst hatten. Der Kontakt war von Anfang an persönlich, auf Augenhöhe und lösungsorientiert.

Natürlich wurden auch andere Lösungen geprüft. Doch GUS AIS überzeugte mit einem klaren USP: ein intuitives, leistungsstarkes System, das individuell an die Anforderungen des Süßwarenvertriebs angepasst werden konnte – ohne großen Kostenaufwand. Begriffe wie Besuchsquote, Coverage, Distribution, Facing, Out of Stock und Share of Shelf sind bei GUS keine Fremdwörter.

Bild
Erfolg

Implementierung: Schnell, strukturiert, menschlich

Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-Live vergingen gerade einmal drei Wochen. Möglich wurde das durch einen klaren Projektablauf: persönlicher Anforderungsworkshop zu Beginn, regelmäßige Abstimmungstermine, eine ausführliche Testphase und schließlich eine persönliche Übergabe des Systems – mit separaten Schulungen für Innen- und Außendienst.

Was besonders positiv in Erinnerung geblieben ist: Mit dem Go-Live endete die Zusammenarbeit nicht. Regelmäßige Feedback-Calls und eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems sorgten dafür, dass GUS AIS nicht nur eingeführt, sondern gemeinsam mit dem Kunden weitergedacht wurde.

Darauf kommt es an

Das Ergebnis: Mehr als ein Außendienst-Tool

Heute ist GUS AIS beim Kunden weit mehr als ein Werkzeug für den Außendienst. Es ist das zentrale Nervensystem des gesamten Vertriebs.

Drei Veränderungen stechen besonders hervor:

1. Ein motivierter, effizienter Außendienst

Die Mitarbeiter haben endlich eine fundierte Arbeitsgrundlage. Besuchsvorbereitung, Checklisten, Gesprächsleitfäden, historische Besuchsdaten – alles auf einen Blick, auf einem Gerät. Die Akzeptanz im Team war von Beginn an hoch: AIS ist eine Hilfestellung, keine Bürde.

2. Klare Daten, klare Entscheidungen

Distributionsquoten, Distributionslücken, Absatzpotenziale – all das ist heute strukturiert erfasst und auswertbar. Die Vertriebssteuerung basiert auf Fakten, nicht auf Bauchgefühl. Und Fotos vom POS landen nicht mehr auf privaten Handys, sondern direkt und nachvollziehbar im System.

3. Mehr Besuche, mehr Abschlüsse

Durch die effizientere Arbeitsweise konnte der Außendienst die Anzahl seiner Kundenbesuche pro Woche spürbar steigern – und gezielt Distributionslücken schließen, die vorher schlicht nicht sichtbar waren.

Dazu kommt ein Effekt, der anfangs nicht im Fokus stand: Auch Key Account, Marketing und Produktmanagement profitieren. Informationen vom Point of Sale fließen automatisiert und in Echtzeit in die Abteilungen, die sie brauchen. Der Kreis zwischen Vertrieb, Marketing und Category Management schließt sich – und das ist der eigentliche Mehrwert.

 

 

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